Fonte: Empregos e Carreiras /  Folha de S. Paulo



A sede londrina da companhia elétrica International Power conseguiu aumentar sua produtividade em 7% apenas ensinando seus executivos a controlar sua caixa de e-mails. Um estudo de uma equipe de consultoria mostrou que cada mensagem confusa de um executivo gerava uma enxurrada de outras mensagens e desperdício de tempo.

 

A pesquisa, realizada por Chris Brown, Andrew Killick e Karen Renaud e publicada pela revista "Harvard Business Review", mostra que, se um executivo diminui sua produção de e-mails, os funcionários logo seguem o exemplo.

 

Quando a International Power quis aumentar sua eficiência, a equipe de consultoria sugeriu que o excesso de e-mails poderia ser parte do problema. Os executivos acreditavam que o alto volume devia-se às ações dos funcionários, e ficaram surpresos ao saber que eles próprios enviavam, em média, 56 mensagens por dia.

 

Em vez de implantar ferramentas de gestão do correio eletrônico, a empresa optou por mudar sua comunicação.

 

Os executivos passaram por um treinamento que incluía o não encaminhamento de mensagens em casos que não sejam de extrema necessidade, a limitação dos destinatários de mensagens e até a escolha de formas de comunicação mais eficientes, como um telefonema ou uma conversa face à face

 

Dentro de três meses a produção de e-mails da equipe caiu 54%, e logo a queda chegou a 64%. O resultado foi um ganho anual de 10.400 horas por funcionário, e de 7% na produtividade.

 

As práticas foram incorporadas ao comportamento da equipe e as reduções têm se mantido por dois anos.

 

Saiba como tornar o e-mail um aliado da produtividade, e não um sugador de tempo

•	Não perca tempo organizando as mensagens em pastas específicas. Pode ser mais eficiente usar a ferramenta de busca para procurar as mensagens quando necessário
•	Programas que permitem armazenar anotações e documentos, como o Evernote, podem ser mais úteis para guardar informações importantes sobre o trabalho do que a conta de e-mail
•	Responda os e-mails importantes de forma imediata. Deixar para depois gera um retrabalho, já que é necessário reler a mensagem e pensar novamente sobre o assunto
•	Para se organizar melhor, marque como 'não lido' os e-mails com temas sobre os quais você precisa tomar alguma atitude, e como 'lidos' os que você já resolveu
•	Não deixe sua caixa de entrada aberta o tempo todo e desabilite os alertas que chegam no computador ou no celular para avisar sobre novas mensagens
•	Estabeleça horários fixos para checar seus e-mails. Faça isso mesmo que seu trabalho exija que você os responda rapidamente -determine um número de minutos a cada hora para isso
•	A prática de usar vários e-mails para o mesmo tema deve ser usada apenas em empresas ou ocasiões que exigem que seja feita a documentação da comunicação
•	Para assuntos muito delicados, prefira o uso do telefone ou as reuniões presenciais. Depois que os principais pontos forem decididos, mande e-mail para documentar
•	Uso do e-mail exige bom senso, especialmente no ambiente corporativo. Confira dicas de etiqueta para o correio eletrônico

 

Não use sistemas automáticos de confirmação de leitura. É melhor pedir que o destinatário confirme o recebimento

•	Os textos devem ser sucintos. O ideal é que não precise aparecer a barra de rolagem na lateral da mensagem -o e-mail deve caber em uma tela
•	Ao "copiar" várias pessoas, prefira usar a "cópia oculta", para não gerar um grande volume de respostas para todos os contatos que receberam aquele e-mail
•	No campo "para" devem estar profissionais que precisam tomar alguma atitude em relação à mensagem e, no "Cc", as que apenas precisam estar cientes